Respaldos de información (Backups)

Uno de los activos intangibles más importantes para cualquier organización es la información. Es claro que sin ésta, toda empresa o institución dejaría de funcionar, pues se trata de un elemento indubitablemente necesario para su operación diaria. Para garantizar que las instituciones puedan disponer de información en el momento en que es requerida cuando se presenta una eventualidad, es necesario llevar a cabo un proceso preventivo denominado respaldo o backup.

En general, un respaldo es una copia de la información que una organización genera, utiliza y actualiza a lo largo del tiempo, también este término se emplea para referirse a las copias de seguridad que se llevan a cabo en los sistemas de información, bases de datos, software de aplicación, sistemas operativos, utilerías, entre otros. El objetivo de un respaldo, es garantizar la recuperación de la información, en caso que haya sido eliminada, dañada o alterada al presentarse alguna contingencia.

Normalmente, los respaldos se llevan a cabo en unidades de almacenamiento secundario tales como discos duros externos, memorias flash, discos compactos, cartuchos e incluso en la nube (internet) o en otros equipos de cómputo, locales o remotos. Es una buena práctica, establecer políticas institucionales relacionadas con la creación de respaldos pues el tiempo que hay entre la posible pérdida de información y su recuperación, puede ser determinante para la supervivencia de una organización. Existen casos documentados de empresas que han desaparecido debido a que, después de un ataque informático, un sismo, inundación, incendio o vandalismo, sus equipos de cómputo quedan inservibles y, al no contar con respaldos o tener respaldos obsoletos, les resulta virtualmente imposible recuperar y/o actualizar la información generada a lo largo meses e incluso años.

Es muy importante puntualizar que si bien, el área de sistemas es la encargada de realizar respaldos de los sistemas de información y bases de datos de uso común, es el usuario, el directamente responsable de llevar a cabo los backups de su equipo de cómputo, en particular sobre aquellos documentos o archivos de uso diario y que sufren actualizaciones constantes a lo largo del día. Evidentemente, la información a respaldar será la de interés e importancia para el usuario (archivos de datos, imágenes, fotografías, presentaciones, hojas de cálculo, documentos PDF, etc.); asimismo, para garantizar que esta información se respalde adecuadamente, lo más conveniente será organizarla en carpetas clasificándolas por proyectos, tipos de datos, fechas o cualquier otra forma que resulte al usuario, práctica y fácil de identificar.

Existe una regla denominada 3-2-1 aplicada sobre todo, para aquellos archivos de importancia crítica:

3.- Mantener tres copias del archivo: la original y dos respaldos. Esto disminuirá la probabilidad de perder información por tener unidades dañadas por malware o problema físico.

2.- Guardar los archivos en dos unidades distintas de almacenamiento a fin de protegerlos de diferentes daños (por ejemplo disco duro y memoria flash).

1.- Mantener una de las copias “fuera de sitio” (offsite), es decir, en un lugar físico distinto al lugar de trabajo (casa, taller, bodega, caja fuerte, etc.).

Si por desgracia la contingencia es mayor, por ejemplo un sismo o un incendio y se daña o destruye por completo el equipo de cómputo, al menos existirá en algún otro lugar la información respaldada y podrá ser recuperada. La frecuencia con que se realice un respaldo, estará determinada fundamentalmente por la frecuencia en los cambios de la información. Por ejemplo, ¿con qué periodicidad se debe respaldar la base de datos de una nómina si ésta se actualiza dos veces al mes, en contraste con la base de datos de un sistema de reservaciones de vuelos cuya actualización es continua?

La respuesta es evidente. Aunque el anterior es un ejemplo orientado al área de sistemas, un usuario común debe aplicar el mismo criterio con sus archivos. No hay que suponer que jamás se presentará alguna contingencia. Hacer un respaldo de información es como adquirir un seguro de automóvil, es mejor tenerlo para jamás usarlo que no tenerlo y requerirlo en el momento menos esperado.