Secretaría Administrativa

 

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Secretaría Administrativa​

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1. Bienes y suministros: Se encarga del abastecimiento de los bienes nacionales o de importación solicitados por las diversas áreas del II. Incluye el suministro de bienes de uso recurrente adquiridos a través de la Dirección General de Proveeduría. Además, administra el almacén, lleva el control y actualización de inventario de mobiliario y equipo y colabora en la organización de actividades especiales. Efectúa la compra de boletos de avión y de pasaje terrestre.
   
2. Contabilidad: Revisa los procedimientos para el manejo contable de los recursos del Instituto; prepara y presenta mensualmente los estados financieros del Instituto; corrige de manera oportuna errores u omisiones en el sistema contable; revisa las conciliaciones bancarias de las cuentas generales del Instituto.
   
3. Personal: Realiza las gestiones de administración del personal: altas, bajas, promociones, incidencias, permisos, licencias, estancias legales al personal extranjero, prestaciones y servicios al personal de la dependencia; desarrolla los trámites de los becarios del Instituto; elabora contratos de honorarios para personas que prestan sus servicios profesionales en proyectos del Instituto y atiende asuntos relacionados con la Delegación Sindical.
   
4. Presupuesto: Elabora el anteproyecto anual de presupuesto; registra los movimientos del ejercicio del presupuesto asignado al Instituto y de los ingresos extraordinarios; tramita transferencias presupuestales previos y ampliaciones; otorga suficiencia presupuestal a las diferentes áreas.
   
5. Proyectos especiales: Lleva el control financiero y contable de los proyectos especiales; prepara informes financieros, efectúa conciliaciones bancarias; elaboración de formas múltiples y pólizas de cheques; emisión de cheques; tramita transferencias de recursos para pagos; informa a responsables de la vigilancia del proyecto y sus recursos; depósito de los remanentes de los proyectos CONACYT y tramita solicitud de prórrogas.
   
6. Servicios Generales: se encarga de programar, atender, proporcionar, evaluar y supervisar la prestación de los servicios de limpieza, vigilancia y transportes en apoyo a las actividades sustantivas que realizan autoridades, investigadores y académicos, con oportunidad y calidad y en apego a la normatividad aplicable.
   

1. Ingresos Extraordinarios: Revisa que la información capturada por el área de Control Financiero se encuentre acorde al convenio; elabora, captura y registra recibos oficiales en el Sistema Integral de Ingresos Extraordinarios y en el SIAF y tramita su envío para pago; efectúa la cobranza diaria y da seguimiento; solicita al patrocinador la informe sobre la transferencia, depósito bancario o cheque para su depósito; tramita ante la Dirección General de Finanzas el Certificado de entero de los cobros realizados; elabora las conciliaciones mensuales de los recibos oficiales con la Dirección General de Finanzas y la Contaduría General; informa al investigador (responsable del convenio), la situación de sus pagos y prepara informes parciales de la cobranza efectuada para la toma de decisiones.
   
2. Seguimiento y Control de Proyectos Patrocinados: pago a proveedores, anticipos de gasto, pago y devolución de nómina UNAM e interna, conciliaciones y giros bancarios. Registro de proyectos en el SIAF; realiza transferencias entre proyectos; prepara informes financieros de los proyectos; prepara listado de pago de BIES (Bono de ingresos extraordinarios) y análisis financiero de los documentos contables para conocer los recursos disponibles.
   
3. Gastos a Reserva de Comprobar: tramita, revisa y comprueba la creación y rembolso de los gastos a reserva de comprobar (viáticos, gastos de intercambio, trabajos de campo, prácticas escolares). Realiza las conciliaciones periódicas del ejercicio del presupuesto y de los ingresos extraordinarios con la Contaduría General.
   

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