En una época en la que se producen millones de archivos diarios es importante generar una cultura de preservación digital, que va más allá de sólo guardar archivos. También consiste en saber discernir entre la información útil para conservar y la que no, la actualización del sistema operativo donde se almacenan los datos, la migración de plataformas con el cambio de tecnología, y conocer los dispositivos recomendados para cada tipo de conservación.
“Existen métodos de resguardo de información que tienen que tomarse en cuenta, tanto del desarrollo del
software hasta el funcionamiento del
hardware", explicó el Mtro. Cuauhtémoc Vélez Martínez, en la conferencia “Preservación digital: la importancia de la información en el tiempo", ofrecida junto con el Ing. Mauricio Velázquez Álvarez, en el Salón de Seminarios Emilio Rosenblueth el 26 de marzo de 2019.
La preservación digital es garantizar la accesibilidad y visualización de la información contenida en un dispositivo de almacenamiento, o administrada por un programa, y una de las mayores amenazas para la continuidad digital es la desaparición de los medios de acceso por el acelerado desarrollo tecnológico, tal y como le sucedió a las cintas magnéticas, los disquetes de 5 ¼ y 3 ½ , pues ahora no hay forma de cómo visualizarlos.
Serán pocas las cosas que van a perdurar en el tiempo, pues la mayoría tienen que mantener ciertas medidas para el cuidado y la perdurabilidad del documento, hay archivos que pueden durar 50 años o más, dependiendo de las medidas que se toman a la hora de la preservación y el acceso que se tenga a un decodificador adecuado.
La digitalización ha contribuido a la preservación de información no digital, pero han surgido retos paralelos, como no tener la certeza de que la información digitalizada pueda durar más de 100 años debido a los cambios de
software, actualización de formatos o daños inesperados de archivos.
“Y en cuanto a la preservación por el medio físico, tiene que estar libre de polvo, evitar la humedad y el contacto constante con el exterior, y preparar un proceso de migración en la tecnología empleada para la lectura del archivo en caso de que se emplee un nuevo soporte físico", comentó el Ing. Mauricio Velázquez Álvarez.
También se debe generar una estrategia de planeación para resguardar la información almacenada en las computadoras o en el teléfono celular. Primero hay que saber qué se tiene en los archivos y posteriormente, identificar qué es lo que queremos o necesitamos conservar, la información que se guarda debe ser de utilidad.
“Es importante discernir entre la información obsoleta y la información histórica, porque muchas veces lo único que hacemos es almacenar información basura en nuestros dispositivos", comentó el Mtro. Vélez.
Un elemento clave en este proceso es aprender a organizar nuestra información, generar carpetas por fechas o por proyectos y clasificarlos por tipos de archivos o contenidos, con la finalidad de ubicar los archivos cuando sea necesario, lo adecuado es generar un eje o un patrón para tener una búsqueda futura más eficiente.
Como conclusión, los expertos en informática resolvieron que la regla fundamental es la “321", donde se generan tres copias de seguridad identificando qué medios se van a utilizar para este propósito, y finalmente, se guardan en tres lugares físicos distintos. Otra alternativa es generar un backup, para mantener una copia de la información, pueden ser en discos duros o en la nube.
